INFORMATIVA ai sensi dell’Articolo 13, Regolamento (UE) 2016/679 (il “Regolamento” o “GDPR”)
Con la presente informativa il Titolare del trattamento, come di seguito definito, desidera illustrarLa le
finalità per cui raccolgono e trattano i Suoi dati personali, quali categorie di dati personali sono oggetto
di trattamento, quali sono i diritti a Lei riconosciuti dalla normativa in materia di data protection e come
possono essere esercitati, nonché permetterLe, ove del caso, di prestare il Suo consenso in relazione a
specifiche attività di trattamento.
- TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Swascan S.r.l., con sede legale in via Fabio Filzi, 2b, Cernusco sul Naviglio (MI) P. IVA: 09399680967,
in persona del suo legale rappresentante pro tempore, Ing. Pierguido Iezzi, società soggetta ad attività di direzione e coordinamento di TINEXTA S.P.A. (“Swascan” o “Titolare”)
Il Titolare è raggiungibile ai seguenti contatti:
Swascan S.r.l.: via email all’indirizzo [email protected], oppure via posta ordinaria a Swascan S.r.l., Via
Fabio Filzi 2/b, 20063 – Cernusco sul Naviglio (MI).- RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
Il Titolare ha designato come proprio responsabile della protezione dei dati (“Data Protection Officer” o “DPO”) il DPO nominato a livello di Gruppo.
Il DPO è contattabile via PEC all’indirizzo [email protected], ovvero scrivendo a:
Responsabile della Protezione dei Dati
Tinexta S.p.A.
Piazza Sallustio n. 9
00187 Roma (RM)- DEFINIZIONE DI DATO PERSONALE E INFORMAZIONI RELATIVE ALLE ATTIVITÀ DI
TRATTAMENTO
Ai sensi del GDPR, per dato personale si intende: “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”(i “Dati”).
Nel contesto delle attività connesse all’instaurazione e alla successiva gestione del rapporto contrattuale con Lei/con l’organizzazione della quale è referente, il Titolare raccoglie e tratta le seguenti categorie di Dati:
i. dati anagrafici e identificativi (e.g., nome, cognome, codice fiscale, partita IVA);
ii. dati di contatto, quali indirizzo di residenza o domicilio, indirizzo di posta elettronica, numero di telefono;
iii. azienda/studio, settore, ruolo lavorativo, funzione;
In linea generale, il conferimento dei Dati è del tutto volontario; l’eventuale rifiuto di fornire le informazioni indicate potrebbe impedire al Titolare di dare seguito alle Sue richieste, ostacolando, a seconda dei casi, l’instaurazione o la successiva gestione del rapporto contrattuale con Lei o con l’organizzazione della quale è referente.
In ogni caso, il Titolare si impegna ad assicurare che le informazioni raccolte e utilizzate siano adeguate, pertinenti e limitate a quanto strettamente necessario per il raggiungimento delle finalità di seguito indicate, e che ciò non determini una limitazione o altra violazione dei Suoi diritti e delle Sue libertà quali interessato.- FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E RELATIVA BASE GIURIDICA
a. Svolgimento di ordinari controlli preventivi all’instaurazione del rapporto contrattuale
Il Titolare potrebbe raccogliere e trattare i Suoi Dati per l’espletamento di ordinarie attività precontrattuali connesse e strumentali all’instaurazione del rapporto contrattuale.
Qualora effettuato, il trattamento sarà fondato sulla condizione di liceità di cui all’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR, ossia sul legittimo interesse del Titolare a valutare l’affidabilità della propria controparte contrattuale e di suoi eventuali referenti, e a prevenire il rischio di possibili frodi.
b. Instaurazione e gestione del rapporto contrattuale
Il Titolare tratterà i Dati al fine di dare seguito alle Sue richieste e nel contesto delle attività necessarie, funzionali e connesse all’instaurazione e alla successiva amministrazione del rapporto contrattuale, tra cui la creazione della anagrafica a sistema, lo scambio di comunicazioni relative al rapporto contrattuale, la fornitura del servizio/prodotto acquistato o ordinato, le attività di assistenza tecnica o di customer care in genere, etc.
Il Titolare, per raggiungere tali finalità, trattano i Suoi Dati sulla base della condizione di liceità di cui all’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR, essendo il trattamento necessario all’esecuzione di un contratto di cui Lei, o l’organizzazione di cui è referente, è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate a Sua richiesta.
c. Adempimento di un obbligo di legge
Il Titolare potrebbe effettuare il trattamento dei Suoi Dati qualora ciò fosse necessario in relazione all’adempimento di obblighi di legge sugli stessi gravanti (tra cui, ad esempio, quelli previsti dalla normativa in materia di antiriciclaggio).
Qualora necessario, il trattamento sarà fondato sulla condizione di liceità di cui all’articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR.
d. Difesa dei propri diritti
I Titolare potrebbero trattare i Suoi Dati per far valer e difendere i propri diritti.
Qualora necessario, il trattamento sarà fondato sulla condizione di liceità di cui all’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR.
e. Attività connesse allo svolgimento di operazioni societarie
Il Titolare potrebbe trattare i Dati nel contesto di attività connesse a cessioni di azienda e di ramo d’azienda, acquisizioni, fusioni, scissioni o altre trasformazioni organizzative e per l’esecuzione di tali operazioni.
L’eventuale trattamento sarà fondato sulla condizione di liceità di cui all’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR, ossia sul legittimo interesse dei Titolare a porre in essere tali attività quali espressione della propria libertà di iniziativa economica.- COMUNICAZIONE DEI DATI A TERZE PARTI SITUATE NEL TERRITORIO DELLO SPAZIO
ECONOMICO EUROPEO
Il Titolare potranno comunicare i Dati a terze parti che forniscono loro servizi necessari, funzionali o
comunque connessi alle finalità poc’anzi menzionate.
In particolare, i Suoi Dati potrebbero essere comunicati a soggetti (e.g., società, associazioni, enti, liberi professionisti) che collaborano con il Titolare nell’ambito delle attività necessarie alla
commercializzazione, distribuzione e promozione dei propri servizi, tra cui, ad esempio, providers di servizi tecnologici, agenzie di marketing e/o comunicazione, consulenti esterni, che effettueranno il trattamento in qualità di responsabili del trattamento. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è mantenuto dal Titolare ed è disponibile previa richiesta.
Ciascun Titolare, inoltre, potrebbe comunicare i Suoi Dati a soggetti terzi a cui la comunicazione sia
dovuta in forza di obblighi di legge, a Pubbliche Amministrazioni, altre organizzazioni stabilite all’interno dello Spazio economico europeo, provider di informazioni commerciali, consulenti legali, società di audit, nonché a istituti di credito o di moneta elettronica con cui il Titolare collaborano. Tali soggetti tratteranno i Suoi Dati in qualità di autonomi titolari.
I Dati non saranno oggetto di diffusione.- TRASFERIMENTO DI DATI FUORI DALLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO
In linea di principio, i Titolare si impegnano a trattare e conservare i Dati su server ubicati all’interno
dell’Unione Europea.
Fermo restando ciò, per il raggiungimento delle finalità di cui sopra, i Dati potrebbero essere trasferiti a soggetti stabiliti in paesi non appartenenti allo Spazio economico europeo, che offrono al Titolare servizi connessi alle attività di trattamento effettuate (e.g., provider di servizi tecnologici, cloud, CRM, etc.).
Tale trasferimento, ove ricorra il caso, avverrà nel rispetto delle condizioni previste dal GDPR e sarà disciplinato, a seconda dei destinatari, mediante il ricorso a clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea o, in alternativa, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione e/o di ogni altro strumento consentito dalla normativa di riferimento.
Potrà ottenere maggiori informazioni sul luogo in cui i Suoi Dati sono stati, se del caso, trasferiti, scrivendo agli indirizzi di cui sopra.- PERIODI DI CONSERVAZIONE
I Titolare tratteranno i Suoi Dati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità
indicate e descritte. In particolare, a seconda della finalità di trattamento, i periodi di conservazione
previsti sono i seguenti:
i. Svolgimento di ordinari controlli preventivi: i Dati saranno trattati per il solo tempo necessario
all’esecuzione delle verifiche; in caso i controlli avessero esito negativo, i Dati saranno conservati
11 anni dalla data del completamento dei controlli;
ii. Instaurazione e gestione del rapporto contrattuale / Adempimento di un obbligo di legge / Difesa
dei propri diritti / Attività connesse allo svolgimento di operazioni societarie: i Dati saranno
trattati durante le fasi di negoziazione preliminare e per l’intera durata del rapporto contrattuale/commerciale e saranno conservati per l’ulteriore periodo di 11 anni decorrente dalla
data di cessazione dello stesso, esclusivamente per finalità connesse all’adempimento di obblighi
di legge o alla difesa di diritti del Titolare in sede giudiziaria.- DIRITTI DELL’INTERESSATO
Durante il periodo in cui il Titolare è in possesso o effettua il trattamento dei Suoi Dati, Lei, in qualità di interessato, può in qualsiasi momento esercitare i seguenti diritti:
- Diritto di accesso - Lei ha il diritto di ottenere la conferma circa l’esistenza o meno di un trattamento concernente i Suoi Dati, e, se del caso, il diritto di ricevere ogni informazione relativa al medesimo trattamento;
- Diritto alla rettifica - Lei ha il diritto di ottenere la rettifica dei Suoi Dati in nostro possesso, qualora
gli stessi siano incompleti o inesatti;
- Diritto alla cancellazione - in talune circostanze, Lei ha il diritto di ottenere la cancellazione dei Suoi
Dati presenti all’interno dei nostri archivi qualora non rilevanti ai fini della prosecuzione del rapporto
contrattuale o necessari per adempiere un obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare o per
l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un loro diritto in sede giudiziaria;
- Diritto alla limitazione del trattamento - al verificarsi di talune condizioni, Lei ha il diritto di ottenere
la limitazione del trattamento concernente i Suoi Dati;
- Diritto alla portabilità - al verificarsi di determinate circostanza, Lei ha il diritto di ricevere i dati
personali che La riguardano e ha il diritto di trasmetterli a un altro titolare;
- Diritto di opposizione - Lei ha il diritto di opporsi, in qualsiasi momento per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei Dati che La riguardano basati sulla condizione di liceità del legittimo interesse o dell’esecuzione di un compito di interesse pubblico o dell’esercizio di pubblici poteri, compresa la profilazione, salvo sussistano motivi legittimi per il Titolare per continuare il trattamento che prevalgano sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
- Diritto di revoca del consenso - Lei ha il diritto di revocare il consenso al trattamento dei Suoi Dati
in qualsiasi momento, restando ferma la liceità del trattamento basato sul consenso precedente della
revoca;
- Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo - nel caso in cui i Titolare rifiutassero di
soddisfare le Sue richieste di accesso, verranno fornite le ragioni del relativo rifiuto. Se del caso, Lei
ha il diritto di proporre reclamo così come descritto nel seguente paragrafo.
I diritti di cui sopra potranno essere esercitati nei confronti del Titolare scrivendo agli indirizzi di cui al §1 o contattando il DPO dei Titolare al recapito indicati in precedenza al §2.
L’esercizio dei Suoi diritti in qualità di interessato è gratuito ai sensi e nei limiti di cui all’articolo 12, GDPR.- RECLAMI
Qualora desiderasse proporre un reclamo in merito alle modalità con cui i Suoi Dati sono trattati dal
Titolare, ovvero in merito alla gestione di una richiesta da Lei proposta, Lei ha il diritto di presentare
un’istanza direttamente all’Autorità di controllo.- DISPOSIZIONI FINALI
I Titolare si riservano il diritto di modificare e/o aggiornare la presente informativa anche sulla base delle evoluzioni legislative e regolamentari della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, nonché a fronte di eventuali interventi delle competenti Autorità.
La versione aggiornata dell’informativa sarà sempre pubblicata sul sito internet di ciascun Contitolare / della Controllata.
